Как автоматизация помогает зарабатывать больше

Для собственников компаний самый важный фактор любых изменений, будь то вывод на рынок нового продукта или внедрение автоматизации, – это, в первую очередь, повышение прибыли.

Если в компании назрел вопрос автоматизации рутины и сложных ручных задач, то, конечно, для руководителя встает вопрос не только об эффективности, но и об окупаемости данных внедрений. Рассмотрим ниже, на какие факторы влияет автоматизация бизнеса в денежном выражении, другими словами – где она помогает сэкономить и заработать больше.

Повышение среднего чека, увеличение продаж и допродаж

Клиентам необходимо своевременно перезванивать, говорить правильные цены, сроки доставки, остатки на складе. Менеджерам не нужно держать всю информацию в голове, боясь упустить или перепутать важные детали. И современные системы позволяют сделать это. Например, сотрудник может выставить в календаре напоминания, вовремя отправлять предложения клиентам, отслеживать всю историю покупок каждого конкретного клиента.

Программа автоматизирует работу операторов таким образом, что при звонке от клиента на экране компьютера сразу отображается описание продуктов, сроки и условия доставки, продукты для допродажи, совместимые расходные материалы и др. Технологии up sell, cross sell приобретают новое значение для отдела продаж и бизнеса в целом, позволяя с легкостью их внедрить и использовать.

Сокращается воровство

За счет чего может снижаться воровство? Становится сложнее это делать!

В практике нашей компании был пример, когда заказчик после запуска системы автоматизации буквально через две недели позвонил и сообщил, что руководство обнаружило факты мошенничества и уже сэкономило сумму, превышающую затраты на автоматизацию. Компания занимается производством и продажей бетона, сотрудники которой использовались двумя вариантами недобросовестного ведения дел.

Первый – присваивание наличных средств. Заказчику выставлялся счет за наличный расчет. Менеджер брал оплату, но не довозил их до офиса, а в офис привозил бумагу, что оплата будет сделана по безналичному расчету. Бумаги все складывались в бухгалтерии, а когда выяснялось, что оплата не поступала, менеджер мог давно уже уволиться.

Второй способ обмана – отгрузка большего количества цемента, чем указано по накладной.

В автоматизированной программе такие схемы провернуть невозможно. Генеральному директору моментально направляются уведомления о фактах изменения способа платежа. А все сырье, произведенный и отгруженный бетон учитываются автоматически.

Расчет эффективности менеджеров по продажам

Сейчас очень популярен термин "геймификация". Это когда мы внутри компании внедряем элемент игры, и сотрудники видят показатели своей работы и работы коллег в цифровом, анимированном или любом другом виде. Они соревнуются с друг другом, другими отделами или по отношению к предыдущим периодам для достижения нужного результата. Здесь главное – ввести привлекательное для сотрудников премирование.

Автоматизация позволяет точно вычислять сложные системы бонусов/премий и, таким образом, мотивировать своих менеджеров по продажам. Вся информация о работе менеджеров наглядна, систематизирована, анализируема.

Высвобождение дополнительного рабочего времени

Повышение эффективности сотрудников происходит за счет снижения времени на ручные процессы. А именно: работа со скриптом, формирование коммерческого предложения, его отправка, заполнение отчетов, ведение базы клиентов вручную и многое другое.

Недавно мы написали программу для компании по торговле нефтепродуктами, бензином, соляркой и другими продуктами, которые есть на автозаправках. Компания тратила очень много времени на заполнение ежемесячных счетов своих клиентов. Клиентами являются юридические лица, выдающие своим сотрудникам карточки для оплаты ими на автозаправках. Представляете, сколько данных в конце месяца надо обработать в бухгалтерии, чтобы выставить правильные счета? Мы написали программу, в которой сразу же все данные консолидируются в одну базу, а в конце месяца нажатием одной кнопки формируются счета для клиентов.

Разделение полномочий и ответственности

Здесь, конечно же, дело не столько в повышении прибыли, сколько в упорядочивании компании, деятельности сотрудников, бизнес-процессов. Когда у нас стоит какая-то программа, нам приходится делать это упорядочивание. Мы не можем в программе не нажать нужную кнопку или нажать кнопку, которой нет. Если в программе прописан алгоритм работы сотрудника, то он не сможет этого не делать. Что избавляет от множества ошибок и необходимости по несколько раз все перепроверять.

Общее снижение затрат

Считается, что эффект снижения затрат от внедрения автоматизации имеет смысл рассматривать на промежутке не менее трех лет после внедрения. С автоматизированными процессами невозможно работать хаотично, в компании упорядочиваются процессы, должностные инструкции, сотрудники знают свой рабочий алгоритм, у них высвобождается рабочее время для решения других задач. При этом очень легко определить необходимую численность сотрудников, оптимизировав и снизив затраты на штат. При автоматизации именно за счет всего комплекса перечисленных факторов достигается общее снижение затрат.